Datenschutz am Arbeitsplatz: Was Arbeitgeber dürfen und was nicht

Arbeitsrecht und Datenschutz: Was gilt es zu beachten?

In Zeiten, in denen E-Mail-Verkehr, Videokonferenzen und das Speichern in einer Cloud zum beruflichen Alltag gehören, stellen sich neue Fragen zum Datenschutz. Während klar ist, dass Unterlagen, in denen personenbezogene Daten stehen, vernichtet werden müssen, ist dies mit E-Mails etc. nicht mehr so einfach.

Arbeitnehmer werden nun häufig vom Arbeitgeber in die Pflicht genommen. Der Laptop ist zu sichern, wenn sie den Arbeitsplatz verlassen und private USB-Sticks o. Ä. dürfen häufig nicht angeschlossen werden.

Wir erklären, worauf Sie als Arbeitnehmer achten müssen und wie weit Chefs bei der Kontrolle der Einhaltung der Datenschutzrichtlinie gehen dürfen. Was gilt in Sachen Datenschutz am Arbeitsplatz?

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Wie sieht die rechtliche Grundlage zum Datenschutz im Arbeitsverhältnis aus?

Ein eigenes Gesetz zum Arbeitnehmerdatenschutz bzw. zum Datenschutz am Arbeitsplatz gibt es nicht. Im Jahr 2010 stellte die Bundesregierung einen Entwurf zum Arbeitnehmerdatenschutzgesetz vor, welcher auch einige gesetzliche Neuerungen beinhaltete. Die Gesetze zum Datenschutz der Arbeitnehmer sollten in das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) eingepflegt werden.

Den Gesetzentwurf verfolgte die Politik allerdings nicht weiter, da der Themenkomplex Datenschutz auf die EU-Ebene verschoben wurde. In Brüssel beschäftigten sich die Politiker mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung, welche schließlich verabschiedet wurde und 2016 in Kraft trat. Bis 2018 müssen die Mitgliedsstaaten die Verordnung in den Ländern umsetzen. Bis dahin findet der § 32 der BDSG Anwendung.

Hoffnungen, dass in der EU-Datenschutz-Grundverordnung der Datenschutz am Arbeitsplatz besser geregelt wurde, haben sich allerdings zwischenzeitlich zerschlagen. Insofern müssen sich Arbeitnehmer weiterhin mit dem § 32 BDSG arrangieren. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung bietet allerdings den Ländern die Option, im Rahmen der Umsetzung eigene weiterführende Gesetze zu erlassen.

Aus dem § 32 BDSG geht Folgendes hervor:

(1) Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten eines Beschäftigten nur dann erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass der Betroffene im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten an dem Ausschluss der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

(2) Absatz 1 ist auch anzuwenden, wenn personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, ohne dass sie automatisiert verarbeitet oder in oder aus einer nicht automatisierten Datei verarbeitet, genutzt oder für die Verarbeitung oder Nutzung in einer solchen Datei erhoben werden.

(3) Die Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen der Beschäftigten bleiben unberührt.

Inwieweit dieser Paragraph nach der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung weiter besteht, bleibt abzuwarten.

Aus diesem Gesetz geht allerdings nicht hervor, welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Detail haben. Darf beispielsweise der PC kontrolliert werden? Darf es eine Videoüberwachung geben? Wie steht es um den Datenschutz am Arbeitsplatz? Die Beantwortung dieser Fragen kommt momentan noch der Gerichtsbarkeit durch verschiedene Urteile zu.

Datenschutz im Arbeitsrecht: Diese Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber

Laut § 32 BDSG dürfen Arbeitgeber Daten erheben, verarbeiten und nutzen, wenn dies für die Entscheidung über die Einstellung bzw. die Beendigung erforderlich ist. Darüber hinaus darf der Chef beispielsweise personenbezogene Daten sammeln, wenn diese für das Bestehende Arbeitsverhältnis vonnöten sind. So darf er u. a. die Bankverbindung wissen, um den Lohn überweisen zu können. Aus der Personalakte dürfen der Werdegang und die Fähigkeiten des Arbeitnehmers hervorgehen.

Allerdings hat der Arbeitgeber nicht nur Rechte, sondern auch Pflichten. So ist es wichtig, dass die Daten sicher hinterlegt sind und dass das Personal, welches mit personenbezogenen Daten in Berührung kommt, entsprechend geschult ist.

Gelangen die personenbezogenen Daten in falsche Hände oder werden missbräuchlich genutzt, ist der Betrieb verpflichtet, dies zu melden.

In Sachen Datenschutz am Arbeitsplatz ist dem Chef allerdings nicht alles erlaubt. So darf er keine Informationen über den Gesundheitszustand seiner Mitarbeiter sammeln. Auch ist es untersagt, das Verhalten des Mitarbeiters am Arbeitsplatz zu protokollieren. Informationen zum Thema Alkohol, darf der Chef ebenfalls nicht sammeln.

Fertigt der Betrieb Mitarbeiterfotos an, so muss er immer das Einverständnis der Mitarbeiter einholen, wenn er diese nutzen möchte.

Darf der Arbeitgeber laut Datenschutz im Betrieb eine Videoüberwachung installieren? Fest steht: Heimliche Videoüberwachung am Arbeitsplatz ist regelmäßig unzulässig und nur in sehr seltenen Fällen, wie beispielsweise um einen Dieb zu überführen, erlaubt. In Räumen, die derr privaten Lebensgestaltung der Mitarbeiter dienen (z. B. WC) ist das Filmen nicht erlaubt. In allen anderen Fällen sind die Mitarbeiter über eine Videoüberwachung zu informieren und eben diese ist nur zulässig, wenn das Interesse des Arbeitgebers ausschließlich durch das Filmen erfüllt werden kann.

Darf der Arbeitgeber die PC-Nutzung überprüfen und ist eine private Nutzung erlaubt?

Grundsätzlich gilt erst einmal zum Datenschutz am Arbeitsplatz: Erlaubt der Chef die Nutzung des PCs, des Internets oder der E-Mails nicht ausdrücklich für private Zwecke, ist es auch nicht gestattet.

Doch darf der Arbeitgeber die Nutzung überprüfen? Ein entscheidendes Urteil zu diesem Thema fällte das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg 2016 (Az. 5 Sa 657/15), welches im Gegensatz zu der Auffassung der Aufsichtsbehörden für den Datenschutz steht.

Diese sind einheitlich der Meinung, dass Unternehmen gar nicht bzw. nur in besonderen Fällen die elektronische Kommunikation ihrer Mitarbeiter speichern dürfen, wenn eine private Nutzung erlaubt bzw. geduldet wird.

Dem widersprach nun das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg. Die Auswertung der Internet-Browserdaten und E-Mails sei erlaubt, auch wenn der Arbeitnehmer dieser nicht zustimmt und die private Nutzung erlaubt ist. Dies steht der bisherigen Praxis entgegen, da die Datenschutzbehörden der Meinung sind, dass eine private Nutzung die informationelle Selbstbestimmung der Mitarbeiter auf den Plan rufe.

Eine Kontrolle sei damit nicht vereinbar. Mit dem Datenschutz am Arbeitsplatz ist also zukünftig anders umzugehen.

Ist die private Nutzung der PCs untersagt, darf der Chef den Datenverkehr seiner Mitarbeiter kontrollieren, sofern er das BDSG beachtet und sich auf den Erlaubnistatbestand berufen kann. Konkret bedeutet dies: Der Mitarbeiter muss in einer Betriebsvereinbarung o. Ä. seine Zustimmung erteilt haben. Liegt eine solche nicht vor, gilt das gleiche wie bei der Videoüberwachung: Eine Kontrolle ist nur zulässig, wenn diese der Durchführung des Arbeitsverhältnisses oder dem Schutz berechtigter Interessen des Betriebs dient.

Wozu sind Arbeitnehmer verpflichtet?

Doch nicht nur das Unternehmen hat verschiedene Pflichten, auch die Mitarbeiter müssen ihren nachkommen. Aus dem Arbeitsvertrag ergeben Sie die Hauptpflichten und eventuelle Vorgaben zum Datenschutz am Arbeitsplatz.

Darüber hinaus regelt aber auch das Gesetz verschiedene Punkte. So unterliegen Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben, dem Datengeheimnis. Sie dürfen zu keiner Zeit diese Informationen nach außen tragen oder diese anderweitig als zu dem Zweck, zu dem sie erhoben worden sind, nutzen. Weiter muss die Arbeitszeit darauf verwendet werden, den vertraglichen Aufgaben nachzukommen.

In Sachen Datenschutz am Arbeitsplatz bestehen weitere Regelungen:

• Der PC darf nicht in die Hände von Unbefugten geraten, gleiches gilt auch für Schlüssel, Festplatten, USB-Sticks etc.
• Während der Abwesenheit des Mitarbeiters dürfen keine Unterlagen mit personenbezogenen Daten offen zugängig sein. Sie sind zu verschließen.
• Der Bildschirm ist zu sperren, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird.
• Nicht mehr benötigte Unterlagen mit personenbezogenen Daten oder Firmeninterner dürfen nicht im normalen Papierkorb laden. Sie müssen vernichtet werden.
• Mitarbeiter sollten Ihre Benutzernamen und Passwörter nicht weitergeben und/oder irgendwo aufschreiben.

Verstöße gegen den Datenschutz in Betrieben aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Sicht

Stellt der Chef beispielsweise eine unverhältnismäßige private Nutzung des PCs fest, drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen. Diese können von einer Abmahnung bis zu einer außerordentlichen Kündigung reichen. Wann letzteres gerechtfertigt ist, lässt sich pauschal nicht sagen. Wenden Sie sich bei Fragen an einen Anwalt für Arbeitsrecht.

Wer den Datenschutz am Arbeitsplatz anderweitig verletzt, muss ähnliches befürchten. Entsteht dem Unternehmen gar ein Schaden, kann es von seinem Mitarbeiter Ersatz verlangen.

Was passiert, wenn Mitarbeiter einen Verstoß gegen den Datenschutz durch den Arbeitgeber bemerken? In solch einem Fall können sich diese an den Datenschutzbeauftragten wenden und den Verdacht schildern. Dem Betrieb drohen dann Bußgelder und eventuell Schadensersatzzahlungen. – Im Übrigen gelten diese Regelungen hinsichtlich Datenschutz schon bei Bewerbungen.

Tipps zum Datenschutz auf Arbeit: So sollten sich Arbeitnehmer verhalten

Abschließend finden Mitarbeiter hier einige Tipps, wie sie den Datenschutz am Arbeitsplatz optimieren können.

• Loggen Sie sich beim Verlassen des Arbeitsplatzes aus und sperren Sie den Bildschirm. Schließen Sie Ihr Büro ab.
• Schließen Sie sensible Unterlagen weg, wenn Sie den Schreibtisch verlassen.
• Gewähren Sie keinen Dritten den Zugang zu Ihrem Arbeitsplatz, wenn Sie nicht dabei sind. Achten Sie darauf, dass keine Unterlagen herumliegen.
• Werfen Sie einen Blick hinter sich. Ist Ihr Bildschirm so ausgerichtet, dass keine Dritten ihn einsehen können?
• Wählen Sie Ihre Passwörter mit bedacht, tauschen Sie sie regelmäßig aus, verwenden Sie unterschiedliche und schreiben Sie sich die Passwörter nicht auf.
• Nutzen Sie keine externen Datenträger. Bemerken Sie einen Virus oder ähnliches, sollten Sie sich umgehen an die entsprechenden Kollegen wenden.
• Sortieren Sie die Dateien am PC regelmäßig aus und leeren Sie zwischendurch den Papierkorb.
• Genauso wie Unterlagen mit sensiblen Daten, sind auch andere Speichermedien, wie Festplatten, DVDs etc. nicht einfach zu entsorgen, sondern vorschriftsmäßig zu vernichten.
• Integrieren Sie keinen privaten PC in das Netzwerk.
• Versenden Sie keine personenbezogenen Daten unverschlüsselt via E-Mail. Sortieren Sie Ihr Postfach regelmäßig aus.

Mit diesen Tipps sind Sie zum Thema Datenschutz am Arbeitsplatz gut aufgestellt. Sollten Sie unsicher sein oder weitere Fragen haben, steht Ihnen der Datenschutzbeauftrage des Betriebes zur Verfügung.

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