Firmenwagen für Mitarbeiter: Versicherung, Steuer & Vorschriften

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Firmenwagen für Mitarbeiter gelten als Bonus – können jedoch auch Nachteile mit sich bringen

Sie denken darüber nach, den Arbeitgeber im nächsten Mitarbeitergespräch um einen Dienstwagen zu bitten? Oder er bietet es Ihnen von selbst an und Sie sind unsicher, welche Auswirkungen dieses Angebot haben könnte? Generell scheint es ein toller Bonus zu sein, der die meisten erst einmal begeistern dürfte. Allerdings sollten Sie zunächst abklären, ob der Firmenwagen mit einer Privatnutzung einhergeht, oder ob eine solche untersagt bleibt.

Darüber hinaus sollten Sie bedenken, dass auch ein Dienstauto nicht komplett kostenfrei für den Arbeitnehmer bleibt. Stattdessen gilt es, sich Gedanken über die Kfz-Steuer zu machen, denn diese entscheidet über den Nutzen vom Firmenwagen: Lohnt sich dieser oder stellt er eine neue (finanzielle) Belastung dar? Wir wollen im Folgenden auf die Einzelheiten eines Dienstwagens eingehen und welche Gesetze gelten, wenn Sie mit diesem unterwegs sind.

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Firmenwagen: Voraussetzungen für die rechtliche Einordnung

Eine grenzscharfe gesetzliche Definition für die Bezeichnung “Dienstauto” bzw. “Firmenwagen” gibt es nicht. Jedoch muss für die Einordnung feststehen, dass das Kfz zum steuerlichen Betriebsvermögen gehört. Dabei gilt:

• Es besteht die Möglichkeit, bei der Zulassungsstelle ein Auto als Firmenwagen zu registrieren, wenn es zu mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt wird.
• Es besteht die Verpflichtung, ein Auto als Firmenwagen zu registrieren, wenn es zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird.

Dient der Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, zählt dies ebenfalls zur betrieblichen und nicht zur privaten Firmenwagennutzung. Wie Sie diese Nutzungsanteile in Prozent vorweisen, ist in der Regel Ihnen überlassen, ein Fahrtenbuch ist dazu nicht zwangsläufig notwendig.

Stattdessen genügt es oftmals, solche Daten anhand Terminkalendern, repräsentativen Aufzeichnungen (in etwa über einen Zeitraum von drei Monaten) oder Abrechnungen gegenüber Auftraggebern nachzuweisen.

Dabei kommt es jedoch auch auf die Branche an: Bei manchen Jobs, wo viel gefahren wird (dazu zählen bspw. Handwerker oder Taxifahrer), geht das Finanzamt grundsätzlich von einem Nutzungsanteil von mehr als 50 Prozent aus.

Wichtige vertragliche Vereinbarungen

Ein Firmenwagen sieht zunächst wie ein Vorteil für den Angestellten aus, bei der Verwendung desselben treten jedoch häufig viele Fragen auf. Im Idealfall ist für solche Fälle bereits im Arbeitsvertrag eine Klausel enthalten, welche das Vorgehen in der fraglichen Situation regelt. Zu den wichtigsten vertraglichen Vereinbarungen gehören die folgenden:

• Darf der Firmenwagen privat genutzt werden? Normalerweise geht das Finanzamt sowieso davon aus, dass ein Dienstauto vom Arbeitnehmer auch privat genutzt wird, was bedeutet, dass dieser auch einen steuerlichen Anteil zahlen muss. Ist dies nicht der Fall, kann der Arbeitgeber die private Nutzung vertraglich ausschließen. Sollte diese gestattet sein, ist abzuklären, wer genau am Steuer sitzen darf: Nur der Mitarbeiter? Oder auch dessen Familienmitglieder mit Fahrerlaubnis? Auch wichtig: Inwieweit ist die private Nutzung gestattet z. B. sind Urlaubsfahrten ins Ausland in Ordnung oder nicht? Werden nur Kosten im Inland übernommen?
• Werden Extra-Wünsche vom Arbeitgeber bezahlt? Gibt es mehrere Firmenwagen in der Firma, ist es oftmals wichtig, eine einheitliche Regelung für alle zu schaffen. Muss ein Mitarbeiter seine Extra-Wünsche beim Auto selbst bezahlen (Klimaanlage, Navi etc.), ein anderer aber nicht (wenn diese vergleichbare Kosten verursachen), könnte dies für Unmut im Unternehmen sorgen.
• Wer übernimmt welche Kosten? Sollte der Angestellte seinen Pflichten bzgl. des Dienstwagens nachkommen (bspw. pflegliche Behandlung, Wahrnehmung von TÜV-Terminen), wird häufig vereinbart, dass der Arbeitgeber für Dinge wie Wartungen, Reparaturen und Inspektionen aufkommt. Auch Öl- bzw. Benzinkosten gehen in aller Regel von dessen Konto ab. Für diese kann jedoch im Voraus ein fester Rahmen festgelegt werden (auch zum Beispiel, wie viele Kilometer privat gefahren werden dürfen).

• Was geschieht mit dem Firmenwagen nach einer Kündigung o. Ä.? Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen, wird in einem anderen Aufgabenbereich eingesetzt, geht in Elternzeit oder nimmt ein Sabbatjahr, ist vorher zu klären, wie mit dem Auto in diesem Fall verfahren wird. Meist wird vereinbart, dass das Gefährt an die Firma zurückgegeben werden muss.

Was gilt bei Fahrten mit dem Firmenauto?

Wie gerade beschrieben, sollten zumindest die Rahmenbedingungen für die Nutzung eines solchen Autos vertraglich definiert sein. Hinzu kommen auch grundsätzliche Regelungen: Wer haftet, wenn der Firmenwagen beschädigt wurde? Was, wenn ich geblitzt wurde mit dem Firmenwagen?

Mit dem Firmenwagen geblitzt – was folgt?

In der Regel gilt in Deutschland – auch beim Firmenwagen – , dass der Halter nicht für Verstöße gegen die Straßenverkehrs-Ordnung (StVO) belangt werden kann, die er nicht begangen hat, auch wenn sein Auto als Tatfahrzeug identifiziert wurde. Sollte der Mitarbeiter jedoch bspw. zu schnell gefahren sein oder eine rote Ampel ignoriert haben, ist dieser als Fahrer für die Verkehrsbehörde häufig nicht leicht auszumachen. Diese wendet sich daher zunächst an das Unternehmen für mehr Informationen per Anhörungsbogen – wer den Firmenwagen zum fraglichen Zeitpunkt gefahren hat zum Beispiel – oder ob der Täter auf dem Blitzerfoto erkennbar ist.

Der Vorgesetzte ist in der Regel geneigt, diese Informationen zu geben, da ihm bei einer Verweigerung oftmals ein Fahrtenbuch droht, was für das Unternehmen erhöhten Aufwand bedeutet. Hinzu kommt, dass ein Bußgeld für den Firmenwagen droht, wenn das auferlegte Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wird (die Behörde hat das Recht, dieses regelmäßig zu überprüfen).

Video: Geblitzt mit dem Firmenwagen

Regelungen bei einem Unfall mit dem Firmenwagen

Sind Sie mit Ihrem Firmenwagen in einen Unfall verwickelt, stellt sich die Frage, wer in einem solchen Fall haftet. Hierbei kommt es immer darauf an, wer der Schuldige ist und wodurch der Unfall verursacht wurde.

Ist der Unfallgegner Schuld an dem Zusammenstoß mit Ihrem Firmenwagen, übernimmt seine Kfz-Versicherung natürlich den Schaden.

Liegt die Schuld am Unglück (zumindest teilweise) bei Ihnen , kommt es auf den Grad der Fahrlässigkeit an. Wird Ihnen grobe Fahrlässigkeit nachgewiesen – etwa wenn Sie unter dem Einfluss von Alkohol unterwegs waren – , dann müssen Sie selbst zahlen (bei Mitverschulden ggf. anteilig).

Hier wird aber auch die Verhältnismäßigkeit zum Einkommen berücksichtigt. Sollten die Kosten für den Unfall das Einkommen deutlich übersteigen, werden diese daher so manches Mal nur anteilig berechnet.

Generell anteilig werden die Reparaturkosten für den Mitarbeiter auch berechnet, wenn eine mittelschwere Fahrlässigkeit vorliegt. Dazu zählt bspw. eine leichte Übertretung des Tempolimits. Bei leichter Fahrlässigkeit – etwa, wenn das Fahrverhalten nicht ausreichend an schwere Witterungsbedingungen angepasst wurde – übernimmt der Arbeitgeber die Zahlungen.

Den Firmenwagen versteuern: Worauf ist zu achten?

Bekommen Sie einen Dienstwagen gestellt, der für die Privatnutzung freigegeben ist, sollten Sie die Kosten bedenken, die mit der Versteuerung desselben einhergehen. Die private Nutzung des Kfz stellt nämlich einen geldwerten Vorteil dar, der versteuert werden muss. Hierbei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, am prominentesten sind die 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch. Je nachdem, wie häufig Sie den Firmenwagen nutzen, könnten Nachteile für Sie entstehen, wenn Sie eine für Sie ungünstige Variante wählen.

Die 1-Prozent-Regelung

Diese Regelung ist mit weniger Aufwand verbunden, allerdings könnte es hier unter Umständen auch dazu kommen, dass Sie mehr Steuern als nötig zahlen. Es handelt sich hierbei um eine pauschale Versteuerung, es wird daher jeden Monat derselbe Betrag versteuert, unabhängig davon, wie oft Sie das Auto wirklich genutzt haben. Sollten Sie damit recht häufig fahren, ist dies demnach in der Regel die geeignetere Methode.

Hierbei müssen Sie pro Monat mit einem Prozent des Bruttolistenpreises des Pkws rechnen, der versteuert wird. Dabei ist es unerheblich, wie viel das Gefährt den Arbeitgeber wirklich kostete, es zählt der Listenpreis.

Firmenwagen mit Fahrtenbuch versteuern

Sind Sie sich sicher, dass sie das Auto eher selten nutzen werden, ist für Sie die Nachweismethode per Fahrtenbuch vermutlich passender. Sie geht jedoch auch mit einem größerem Aufwand einher, da es für das Fahrtenbuch feste Vorschriften gibt. Für jede Fahrt müssen Daten wie

• Datum
• Kilometerstand
• Zweck der Fahrt
• Ziel der Fahrt

notiert werden. Sollten Sie das Fahrtenbuch nicht vorschriftsgemäß führen, kann es zum Verlust des steuerlichen Vorteils für Ihren Firmenwagen kommen.

Über den Autor

Thomas R.

Thomas hat einen Abschluss in Politikwissenschaften von der Universität Jena. Er gehört seit 2018 zum Team von bussgeldkatalog.org und verfasst News und Ratgeber zu verschiedenen Themen im Verkehrsrecht.

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