Wie die Personalakte laut Datenschutz gehandhabt werden muss
Letzte Aktualisierung am: 20. August 2024
Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten
Informationen am Arbeitsplatz gilt es zu wahren
Arbeitgeber sind Arbeitnehmern in vielerlei Hinsicht verpflichtet. Dazu gehört auch, einen Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Die stetig fortschreitende Technologisierung macht dies zwingend nötig, da sonst Grundrechte verletzt würden.
Aus diesem Grund existiert ein umfangreicher Gesetzeskatalog zur Handhabe von Daten. Auch eine korrekte Führung und Aufbewahrung der Personalakte gehört zum Datenschutz im Unternehmen, welchen die Arbeitgeber zwingend einzuhalten haben.
Im Nachfolgenden finden Sie Erläuterungen dazu, was der Datenschutz für die Personalakte bedeuten kann.
Inhaltsverzeichnis:
FAQ: Datenschutz bei der Personalakte
Nach § 83 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz hat ein Arbeitnehmer jederzeit die Möglichkeit, seine Personalakte einzusehen. Eine Angabe von Gründen ist nicht erforderlich. Die Einsichtnahme hat in aller Regel in den Geschäfts- bzw. Betriebsräumen zu erfolgen.
– Mitarbeiter des Unternehmens, die für Personalentscheidungen zuständig sind
– Anwälte, sofern ein Mandat vorliegt und die Informationen für die vertraglich vereinbarte Durchsetzung oder Geltendmachung von Ansprüchen erforderlich ist
– ein Betriebsratsmitglied, sofern der betroffene Arbeitnehmer dies ausdrücklich wünscht
Enthält die Personalakte neben anderen personenbezogenen Daten auch steuerrelevante Informationen, so muss diese in der Regel mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Im Zweifel kann eine Löschfrist von 10 Jahren eingehalten werden.
Ja. Bei einer Personalakte (ob auf Papier oder digitalisiert), handelt es sich um die Erhebung von personenbezogenen Daten, die explizit auch einem Mitarbeiter zugeordnet sind.
Die Personalakte ist eine personenbezogene Erhebung von Daten
Dass die Personalakte logischerweise dem Datenschutz unterliegt, wird nicht nur durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bestimmt. Im Bundesbeamtengesetz hat sie in § 106 einen eigenen Abschnitt. Dort heißt es u.a.:
Sie (die Personalakte) ist vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.
Das ist nur logisch, schließlich beinhaltet sie eine Reihe von höchst privaten Informationen. Außerhalb von Tarifverträgen sind Personalakten nicht genormt. Dennoch haben auch private Arbeitgeber den gleichen Vorlagen zu entsprechen. Es gibt also verschiedene Rechte und Pflichten, welche sich durch die Personalakte hinsichtlich Datenschutz ergeben.
Was datenschutzrechtlich zu beachten ist
Dies beginnt schon bei der Aufbewahrung: Personalakten sind akkurrat zu führen, zudem sollten sie durch verschiedene Maßnahmen durch eine Einsichtnahme von außen geschützt sein. Dies bezieht sich natürlich sowohl auf analoge als auch digitale Personalakten gleichermaßen.
Wie bei jeder Datenerhebung muss der Mitarbeiter nicht nur darüber informiert werden, dass eine solche Akte über ihn geführt wird – er muss dieser auch zustimmen. Zudem bestimmt der Datenschutz: In die Personalakte dürfen ein Vorgesetzter oder, in Ausnahmefällen, andere befugte Leute Einsicht nehmen. Ansonsten gilt dafür Sorge zu tragen, dass eine Einsicht auf den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer beschränkt ist.
Weiterhin besteht die Pflicht, dass der Arbeitgeber bei Inanspruchnahme dieses Rechtes alle Dokumente und Dateien zeigt. Er darf vorher weder etwas hinzufügen noch etwas weglassen. Bei einer Personalakte muss hinsichtlich Datenschutz eben auch gewährleistet werden, dass der Arbeitnehmer ausnahmslos über alle erhobenen Daten informiert wird. Ein Vorenthalten wäre rechtswidrig.
Arbeitnehmer haben zudem das Recht, Unterlagen aus ihrer Personalakte zu kopieren – dies muss jedoch selbst bezahlt werden. Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer diese jedoch nicht aushändigen – das heißt, die Personalakte kann nicht einfach mal einen Tag mit nach Hause genommen werden. Desweiteren darf der Arbeitgeber Angaben berichtigen, insofern diese falsch sein sollten, oder aber weitere hinzufügen. Hier kommt auch der Datenschutzbeauftragte ins Spiel: Dieser hat nicht nur die oben erwähnte pflichtgemäße Führung zu kontrollieren, er ist auch Ansprechpartner, sollte bei der Personalakte ein fehlender Datenschutz festgestellt werden.
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In unserem Betrieb wird eine Vorsorgekataster von 2 Personen gepflegt, um die arbeitsmedizinischen Untersuchungen im Auge zu haben. Jetzt müsste von neuen Kollegen Name und Geburtsdatum eingepflegt werden um da weiterhin auf dem Laufen zu bleiben. Die Personalabteilung gibt die Daten aber aus Datenschutzgründen nicht heraus. Braucht sie das nicht oder ist das in diesem Fall kein Grund dies zu verweigern da es ja hier um eine Pflichterfüllung seitens des Betriebes geht?
Oder muss von den einzelnen Kollegen die Daten persönlich eingeholt werden?
Wenn die Kollegen dies aber nicht zulassen kann der Betrieb aber seiner medizinischen Verpflichtung nicht nachkommen.
Hallo Tina,
wenden Sie sich für eine Einschätzung an einen Anwalt.
Die Redaktion von bussgeldkatalog.org
Darf Vorgesetze Notizen über jeden Mitarbeiter in der Abteilung ungesichtert ins Laufwerk stellen? bei einer Kollegin schrieb sie sogar den Grad der Behinderung dazu. Dazu teilweise persönliche negative Meinunungen der einzelnen Personen? Jeder Mitarbeiter hatte Zugriff auf diese Unterlagen. Darüber haben sich dann ausgetauscht.
Handelt es sich dabei um Missbrauch um einen Verstoss gegen das Datenschutzgesetz?
Hallo Smilie,
dies sind in der Tat sehr persönliche Informationen, welche vom Arbeitgeber unbedingt zu schützen sind. Sie können Ihren Vorgesetzten darauf hinweisen oder sich an den einen verantwortlichen Datenschutzbeauftragten wenden.
Die Redaktion von bussgeldkatalog.org